Come si usa, passo per passo

Accedere

1. Apri l’indirizzo del tuo gestionale nel browser (Safari, Chrome, Edge…).
2. Scrivi la tua Email e la Password.
3. Tocca la freccia → accanto alla password (o premi Invio).

Installare l’app sul telefono

Aggiunto alla schermata Home, il gestionale si apre dall’icona dello studio, a schermo intero come un’app, e mostra subito gli ultimi dati.

iPhone e iPad

1. Apri il tuo gestionale con Safari e accedi.
2. Tocca il pulsante Condividi (il quadrato con la freccia verso l’alto, in basso al centro).
3. Scorri e tocca Aggiungi alla schermata Home.
4. Tocca Aggiungi in alto a destra.

Android

1. Apri il gestionale con Chrome e accedi.
2. Tocca il menu ⋮ in alto a destra.
3. Tocca Installa app (o Aggiungi a schermata Home) e conferma.

Computer

Con Chrome o Edge compare un’icona di installazione nella barra dell’indirizzo; su Mac con Safari: menu File → Aggiungi al Dock. Le stesse istruzioni sono dentro il gestionale in Impostazioni → Telefono e notifiche → Come installarla.

Com’è fatto

Cerca e comandi

Da qualsiasi pagina, premi ⌘ K (su Windows Ctrl K) oppure tocca Cerca…. Scrivi il nome di un paziente per aprire la sua scheda, oppure un comando: Nuova seduta, Nuovo paziente, Registra pagamento, Fatture, Cambia i colori…

Scorciatoie da tastiera: N crea un nuovo elemento nella pagina in cui sei, / apre la ricerca, Esc chiude le finestre.

Dati dello studio

Nome, indirizzo e dati fiscali compaiono nel menu, sull’icona dell’app, nei promemoria e sulle fatture. È la prima cosa da completare.

1. Vai in Impostazioni → scheda Studio.
2. Compila Nome dello studio, Titolo, Nome e cognome, Qualifica, contatti e indirizzo.
3. In Dati fiscali e professionali scrivi Partita IVA, Codice fiscale e Iscrizione all’Albo (es. “Ordine degli Psicologi della Puglia n. 1234”).
4. Tocca Salva i dati dello studio.

Nella stessa pagina, in Account di accesso, puoi cambiare l’email con cui entri (serve la password attuale).

Nella pagina Oggi, il riquadro Primi passi ti ricorda cosa manca: dati dello studio, colori, primo paziente, prima seduta, app sul telefono.

Le viste

Scegli come guardare gli appuntamenti con i pulsanti in alto a destra.

Con ‹ e › vai avanti e indietro; Oggi torna alla data di oggi.

Come leggere la griglia

• Il colore indica il tipo di seduta (primo colloquio, individuale, coppia…): i colori si scelgono nelle impostazioni.
• Le zone grigie sono fuori dagli orari di lavoro; la linea rossa è l’ora attuale.
• Le piccole icone: videocamera = seduta online, frecce = seduta ricorrente, foglio = c’è una nota, spunta = svolta.
• Le sedute disdette appaiono sbiadite e barrate; gli impegni personali sono a righe.

Fissare una nuova seduta

Tre modi: il pulsante + Nuova seduta, un clic su uno spazio libero dell’agenda (la seduta parte da quell’ora), oppure Nuova seduta dalla scheda di un paziente.

1. Nel campo Pazienti scrivi le prime lettere del nome e scegli il paziente dall’elenco. Se è una persona nuova, scrivi nome e cognome e tocca Nuovo paziente: …: viene creata al volo (la scheda la completi poi).
2. Controlla il Tipo di seduta: durata e tariffa si compilano da sole. Per un paziente senza sedute viene proposto il Primo colloquio.
3. Scegli la Sede. Se è Online (videochiamata) compare il campo Link della videochiamata (Meet, Zoom…), che finirà anche nel promemoria.
4. Controlla Giorno, Ora e Durata (min).
5. Se serve, cambia la Tariffa (€). Se il paziente ha una tariffa personalizzata viene proposta quella.
6. Tocca Aggiungi.

Sedute ricorrenti (ogni settimana)

Per chi viene sempre lo stesso giorno alla stessa ora: le sedute si creano tutte insieme.

1. Nella finestra Nuova seduta, in fondo, alla voce Si ripete scegli Ogni settimana, Ogni 2 settimane oppure Ogni mese, stesso giorno.
2. In Fino al scegli l’ultima data (viene proposto tra tre mesi).
3. Sotto leggi “Verranno create N sedute”: controlla che il numero sia giusto.
4. Tocca Aggiungi.

Sedute di coppia e di famiglia

1. Nel campo Pazienti aggiungi più persone, una dopo l’altra: ognuna compare come etichetta (per toglierne una tocca la ×).
2. Il tipo diventa da solo Seduta di coppia (puoi scegliere anche Seduta familiare).
3. Compare Chi paga: scegli la persona a cui intestare pagamento e fattura.
4. Tocca Aggiungi.

La seduta compare nello storico di ciascun paziente, e ognuno riceve il suo promemoria.

Spostare e modificare una seduta

Trascinando (sul computer)

Nelle viste Giorno e Settimana prendi la seduta con il mouse e trascinala su un altro orario o un altro giorno: si sposta a quarti d’ora. In basso compare “Spostata a …” con il pulsante Annulla, se hai sbagliato.

Dalla finestra della seduta (computer e telefono)

1. Tocca la seduta per aprirla.
2. Cambia ciò che serve: giorno, ora, durata, sede, tariffa, pazienti.
3. Se fa parte di una serie, in fondo scegli se la modifica vale per solo questa seduta o per questa e tutte le successive (utile se il paziente cambia orario da una certa data in poi).
4. Tocca Salva.

Eliminare

Nella finestra della seduta tocca Elimina e conferma. Per una serie vale la stessa scelta: solo questa, oppure questa e le successive.

Com’è andata: gli stati della seduta

Apri la seduta e, alla voce Com’è andata, scegli lo stato. Dalla pagina Oggi basta il pulsante ✓ Svolta.

Se disdette tardive e assenze vanno pagate lo decidi in Impostazioni → Fatture → Sedute da pagare. Le sedute da pagare compaiono con l’etichetta Da pagare.

Con il pulsante ✓ Svolta della pagina Oggi compare in basso Annulla, per tornare indietro in caso di errore.

Impegni personali

Supervisione, formazione, ferie, visite: occupano l’agenda senza paziente, così non ci fissi sopra sedute.

1. Tocca + Nuova seduta e in alto scegli Impegno personale.
2. Scrivi la Descrizione (es. “Supervisione”), giorno, ora e durata. Anche gli impegni possono ripetersi.
3. Tocca Aggiungi.

Aggiungere un paziente

1. In Pazienti tocca + Nuovo paziente.
2. L’unico campo obbligatorio è il Nome: il resto puoi completarlo con calma.
3. Anagrafica: cognome, data e luogo di nascita, Codice fiscale (serve per le fatture), Stato del percorso.
4. Contatti: telefono, email, indirizzo e il Promemoria preferito (WhatsApp, Email o Nessuno).
5. Percorso: data del primo colloquio, Inviato da (medico, collega, passaparola…), Tariffa personalizzata se diversa dal solito, contatto di emergenza.
6. Consensi e Note amministrative (vedi più avanti).
7. Tocca Aggiungi paziente: si apre la sua scheda.

Gli stati del percorso: In valutazione (primi colloqui), In carico, In pausa, Concluso.

La scheda del paziente

In alto: nome, stato, età, prossima seduta e i pulsanti rapidi Chiama, WhatsApp, Email e Modifica. Sotto, tre schede:

• Panoramica: contatti e dati, percorso (sedute svolte, ultima e prossima seduta, tariffa) con il pulsante + Nuova seduta, pagamenti (quanto deve e gli ultimi pagamenti), genitori (per i minori), consensi, note amministrative.
• Sedute: quante svolte, programmate, disdette e assenze; l’elenco di quelle in programma e lo storico completo. Tocca una seduta per aprirla.
• Note: il diario delle note delle sedute (vedi Note delle sedute).

Pazienti minorenni

Quando inserisci una data di nascita di meno di 18 anni compare la sezione Genitori o tutori, con due persone.

1. Per ciascun genitore scegli il Ruolo (Madre, Padre, Tutore…) e scrivi nome, telefono, email e codice fiscale.
2. Tocca Salva.

Consensi e Sistema Tessera Sanitaria

Nella sezione Consensi della scheda scrivi le date in cui il paziente ha firmato l’Informativa privacy e il Consenso informato. Se mancano, nella Panoramica compaiono in arancione come mancanti: così te ne accorgi subito.

Se il paziente si oppone all’invio delle sue spese al Sistema Tessera Sanitaria, spunta la casella apposita: l’informazione finisce anche nell’esportazione per il commercialista.

Note delle sedute (cifrate)

Uno spazio per annotare temi emersi, compiti, cosa riprendere. Le note sono cifrate: nel database sono illeggibili, anche per chi gestisce il server.

1. Apri una seduta dall’agenda (o dalla scheda del paziente).
2. In fondo alla finestra scrivi nel campo Note della seduta.
3. Tocca Salva. In agenda la seduta mostra l’icona del foglio.

Per rileggere tutte le note di un paziente, in ordine di data, apri la sua scheda → Note. Tocca una nota per aprire la seduta e modificarla.

Concludere o eliminare una scheda

Quando il percorso finisce, apri Modifica e imposta lo stato Concluso: la scheda esce dall’elenco “Attivi” ma resta con tutto lo storico.

Per cancellarla davvero (ad esempio se il paziente lo chiede): Modifica → Elimina → conferma.

Registrare un pagamento

Da Da incassare (pulsante Registra accanto al paziente), da Oggi (Incassa), dalla seduta (Registra pagamento) o dal pulsante + Registra pagamento.

1. Controlla Chi ha pagato.
2. In Sedute pagate spunta le sedute a cui si riferisce il pagamento (sono già spuntate tutte quelle da pagare).
3. Controlla Data e Importo (€): l’importo si calcola da solo, ma puoi cambiarlo.
4. Scegli il Metodo: Contanti, POS / carta, Bonifico o Altro.
5. Lascia spuntato Poi emetti la fattura se vuoi farla subito.
6. Tocca Registra.

Le sedute pagate mostrano l’etichetta Pagata in agenda e nella scheda.

Acconti e pacchetti di sedute

Se il paziente paga in anticipo (ad esempio un pacchetto di 4 sedute), registra il pagamento senza spuntare sedute: viene salvato come acconto. Più avanti puoi aprirlo dalla scheda Pagamenti e collegare le sedute via via svolte.

Emettere la fattura

La fattura si emette sempre partendo da un pagamento. Se non hai spuntato “Poi emetti la fattura”, nella scheda Pagamenti tocca Fattura accanto al pagamento.

1. In Intestata a scegli il paziente, un genitore oppure Altra persona…: i dati si compilano da soli.
2. Controlla nome, Codice fiscale (necessario per la detrazione e il Sistema TS), indirizzo ed email.
3. Controlla la Data della fattura: il Numero è già assegnato.
4. Controlla le Righe: una per ogni seduta, con data e importo. Puoi modificarle, toglierle (×) o aggiungerne (+ Aggiungi riga).
5. Guarda il riepilogo: onorario, contributo ENPAP, eventuale marca da bollo e totale. Se il totale è diverso da quanto pagato compare un avviso.
6. Tocca Emetti: si apre la fattura.

Stampare, salvare in PDF e inviare

PDF sul computer

1. Nella pagina della fattura tocca Stampa o salva PDF.
2. Nella finestra di stampa, come stampante scegli Salva come PDF.
3. Tocca Salva: il nome del file è già proposto (es. “Fattura 12-2026 Mario Rossi”).

PDF sull’iPhone

1. Tocca Stampa o salva PDF.
2. Nell’anteprima di stampa allarga la pagina con due dita: diventa un PDF.
3. Tocca Condividi e scegli dove salvarlo o a chi mandarlo.

Invio per email

Se la casella dello studio è collegata compare Invia per email: la fattura parte all’email dell’intestatario, impaginata. Dopo l’invio nell’elenco risulta “inviata”.

Se ho sbagliato una fattura

• È l’ultima emessa: aprila e tocca Elimina. Il numero torna libero e il pagamento resta: puoi riemetterla corretta.
• Non è l’ultima: non si può eliminare, per non lasciare “buchi” nella numerazione. In questi casi serve una nota di credito: chiedi al tuo commercialista come procedere.

Riepilogo ed esportazione per il commercialista

Nella scheda Riepilogo scegli l’anno e vedi: incassi mese per mese (con Vedi come tabella), incassi per metodo, fatture emesse, onorari, contributo integrativo ENPAP da versare e marche da bollo.

1. Vai nella scheda Fatture e scegli l’anno.
2. Tocca Esporta per il commercialista.
3. Si scarica un file che si apre con Excel o Numbers: numero, data, intestatario, codici fiscali, importi, metodo di pagamento, pagamento tracciabile e opposizione al Sistema TS.

Agenda: sedi, tipi di seduta, orari, messaggio

• Sedi: gli studi dove ricevi, con l’indirizzo (finisce nei promemoria). + Aggiungi sede per aggiungerne; il cestino per toglierla. “Online” c’è sempre.
• Tipi di seduta: nome, minuti, tariffa e colore. Sono proposti in automatico quando crei una seduta.
• Orari di lavoro: per ogni giorno, attivo sì/no e fascia oraria. Delimitano l’agenda; i giorni non attivi restano nascosti.
• Messaggio di promemoria: oggetto dell’email e testo. Le parole tra graffe si compilano da sole: {nome}, {giorno}, {ora}, {luogo}, {firma}, {paziente}, {studio}. Sotto vedi l’anteprima mentre scrivi.

Tocca Salva impostazioni dell’agenda. In fondo c’è l’interruttore Usa le note delle sedute.

Fatture: ENPAP, bollo, numerazione

Il riquadro Esempio mostra subito il risultato (es. seduta da 60 € → onorario 58,82 € + ENPAP 1,18 €). Tocca Salva impostazioni delle fatture.

Email: collegare la casella dello studio

Collegata la casella, promemoria e fatture partono con un tocco dal tuo indirizzo, senza aprire app di posta. La password resta cifrata e non viene mai mostrata. Dentro il gestionale, scegliendo il servizio, compare la guida specifica.

Con Gmail

Gmail non accetta la password normale: serve una password per le app, un codice di 16 lettere valido solo per il gestionale.

1. Sul tuo account Google attiva la Verifica in due passaggi (Account Google → Sicurezza), se non è già attiva.
2. Apri la pagina Password per le app dell’account Google (il link diretto è nella guida dentro il gestionale).
3. In Nome dell’app scrivi Gestionale studio e tocca Crea.
4. Google mostra 16 lettere: copiale subito, non verranno più mostrate.
5. Nel gestionale: Impostazioni → Email → Servizio di posta: Gmail; scrivi il tuo indirizzo Gmail e incolla le 16 lettere.
6. Tocca Collega e prova. Se ricevi l’email “Gestionale collegato ✓”, hai finito.

Con l’email del dominio (Hostinger, Aruba…)

1. Scegli il servizio (es. Hostinger), scrivi l’indirizzo completo (es. studio@nomestudio.it) e la stessa password con cui entri nella webmail.
2. Tocca Collega e prova e controlla la posta.

Dopo il collegamento puoi usare Invia un’email di prova a me o Scollega.

Aspetto: colori e modalità scura

1. Scegli una delle palette (Salvia, Lavanda, Cielo, Terracotta, Cipria, Oro, Ardesia, Bosco) oppure Personalizzato e il colore che vuoi (ad esempio quello del tuo logo).
2. In Modalità scegli Chiaro, Scuro o Automatica (segue il telefono o il computer).

Il colore si applica e si salva subito, su tutti i tuoi dispositivi. Il riquadro Anteprima mostra pulsanti ed etichette.

Sicurezza: password, dispositivi, registro

• Password: scrivi quella attuale, la nuova (almeno 10 caratteri) e ripetila; tocca Cambia password. Gli altri dispositivi dovranno accedere di nuovo.
• Blocco automatico: dopo quanti minuti di inattività richiedere la password. Utile sul computer dello studio; sul telefono con Face ID puoi lasciare “Mai”.
• Dispositivi collegati: dove è aperto il gestionale e quando è stato usato l’ultima volta. Esci per scollegarne uno, Esci dagli altri per tutti tranne quello che stai usando (ad esempio se perdi il telefono).
• Registro degli accessi: gli ultimi 50 eventi (accessi, tentativi falliti, consultazione delle note, fatture…), conservati per 24 mesi.

Telefono e notifiche

Le notifiche arrivano anche ad app chiusa. Sull’iPhone funzionano solo dall’app installata sulla schermata Home (iOS 16.4 o successivo).

1. Apri il gestionale dall’icona sulla schermata Home.
2. Impostazioni → Telefono e notifiche → Attiva notifiche su questo dispositivo.
3. Il telefono chiede il permesso: tocca Consenti.
4. Tocca Invia una notifica di prova e controlla che arrivi.

Cosa ricevere

• Riepilogo del mattino, all’orario che scegli: quante sedute hai e con chi inizi.
• Prima di ogni seduta: circa mezz’ora prima, chi arriva e dove.
• Promemoria da inviare: la sera, se per domani ci sono pazienti da avvisare.
• Solo le iniziali dei pazienti: consigliato, perché le notifiche si leggono anche a telefono bloccato.
• Email di riepilogo al mattino, se la casella è collegata.

Backup

Ogni notte il server salva una copia completa dei dati e conserva le ultime 30. Le note delle sedute restano cifrate anche nelle copie.

In Impostazioni → Backup puoi toccare Crea e scarica un backup adesso oppure Scarica accanto a una copia. Conserva il file in un posto sicuro (non in una cartella condivisa).

La scheda Diagnostica serve a chi gestisce il gestionale: se qualcosa non va, Esegui il controllo e manda uno screenshot.